富士ゼロックス複合機本舗:複合機以外の雑談⑨番外編 WEB会議の副次的効果(議事録漏れ防止とか?)

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複合機以外の雑談⑨番外編 WEB会議の副次的効果(議事録漏れ防止とか?)

2020年6月1日

皆さま

いかがお過ごしでしょうか。複合機本舗の渋谷です。

今日は時事についてちょこっとだけ取り上げます。
コロナ専門家会議の議事録作成されていなかったことが28日ニュースになりましたよね。

28日といえば、このニュースを知ってか知らずか、
ブログの終盤あたりにかけてAIの自動翻訳システムについて熱く語っておりました。
主に熱く語ったのは、AIの自動翻訳システムを用いた新製品のことだったんですが、
その文脈の一部にWEB会議の議事録作成としても用いられているという最近のトレンドを紹介して、
まさかのドンピシャなタイミングに驚いております。

ブログの記事はこちら↓

複合機以外の雑談⑦自粛終わりに思うこと(おまけ編)MRと航空会社と自動運転とAI自動翻訳

このニュースについて、もしポジティブな要素を見出すとしたら、
これは政府や国会運営でもWEB会議を強力に推し進めていくための布石になるんじゃないかなと。

もちろん、全国知事会などですでにWEB会議が活用されているのは存じておりますが、
あれは首長同士のトップ会談でパフォーマンス的な要素が強く、
実務レベルではまだそこまで根付いていないのかとも思っています。

ここで、国会におけるWEB会議の利点について書いていきますね。
あくまで未来チックな技術も織り交ぜたifネタですので、
通信インフラ構築などの実現可能性は無視してご覧いただければ幸いです。
逆にそれをどうやったら実現できるかと考えるのもそれはそれで面白いですけどね。

①議事録自動書き起こし(該当技術を導入した場合)・・・字幕が即時書き起こしされるので、文字による視認性が向上し、発言者が自身の発言をその場で冷静に振り返ることができる。
かつ②につながりますが、途中から視聴を始めた視聴者も文脈を把握しやすい。

②録画および同時配信(配信というよりは視聴だけのWEB会議参加)・・・録画データや同時配信にもいつでもアクセスでき(イメージとしてはクラウド利用)、議事録だけ見れば時短にもなり、国民の政治への関心度や関与度が高まるかも。また、WEB会議のように参加者の数が表示されると、それだけ見られている意識にもなり、ほどよい緊張感にもつながるかと。

③画面上の資料共有・・・フリップや手元資料の紙資源の削減になり、環境に優しい。紙として配布するための時間も削減できて労務改善にもなるし、発言者が見てほしい場所を提示できるからプレゼンをするうえで非常に楽なんですよね。
同時に視聴している国民もその資料を見ることができますし、結構いいことづくめ!

④時間短縮になる・・・手を挙げて議長に指されてマイクの前で行って発言する。
発言が終わって自席に戻って、またすぐ立ち上がってマイクの前まででという繰り返しが不要になって、単純にその分の時間短縮になるかと。権威を取るか、座ったままサクサク進める効率を取るかという選択になりますが。

⑤冷静な議論・・・画面上に相手の顔がすぐ目の前にあって、自分の顔も画面に映っていると。そうすると、感情的になりにくいのかなと。しかも、その画面を国民がリアルタイムで見ている意識になると、質問対象者への発言や説明というよりも、国民に向かって言葉を発している側面が強くなることで、より分かりやすく丁寧になるんじゃないかと思ってます。

⑥やじを飛ばす必要が無い(チャット機能を使えばよいので)・・・国会運営に限らず民間の一般的な会議においても、時間の制約もあるので、どうしても発言できない人が存在してしまいます。発言を遮るのも悪いしなーと思ったりもします。
そんなときはチャット機能を使いましょう。そのチャットはみんなが見ているので、発言者がそのチャットに気づいて口頭で説明を行うか、他の参加者の方がチャットで捕捉説明をしたりとか、とにかく柔軟な会議運営ができるんじゃないかと思います。

⑦フラットな関係性・・・これは一般的な会社での会議に関してですが、「上座・下座」「特定の人の発言力」「空気感」こういったものがある程度排除されるんじゃないかなと。これらの利点としては、ボトムアップを推奨するような組織運営である場合には、闊達な意見交換があって結構プラスに働くんじゃないかなと。

ちなみにこの通信インフラを実現しようとすると、途方もないお金と労力はかかると思うのですが、
意外とできないことでもないだろうなとは思います。
②の中でちらっとクラウド利用と書きましたが、日本の政府機関の一部でもクラウドの『AWS(アマゾン ウェブ サービス)』を採用することが決まっており、上記に挙げた技術を実現するためにAmazonの『AWS』やMicrosoftの『Azure』をシステム基盤として、NTTグループが開発してくれそうな気がします!

という完全に他力本願な形で最後を締めくくりましたが、いかがでしたでしょうか。
まだクラウド三種の神器が残っているのですが、早くも次のクラウド三国志について話したくてうずうずしています。
(ThreeKingdom of Cloud いや語呂的にはCloud of ThreeKingdomですかね…?)

次回『膨大な 知識の 海を漂う 私は 深海魚』を捌いていく!
乞うご期待。

 

 

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