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コピー機のFAXを紙を出さずに送信受信できる方法

1. 紙を使わない時代

昨今のテクノロジーの進歩と環境配慮の取り組みの観点から、紙を極力使わない=ペーパーレスな社会や時代となってきました。
書類や資料に限らず、書籍やカタログ、メモ帳等など、多くのものでデジタル化が進められ、紙媒体を利用しないことが多くなってきましたし、そうしたことで便利となっているシーンもまた多いですよね。

旧来のやり方では、送信も受信も何らかの紙が必要でしたが、コピー機におけるFAXも同様に、現代ではペーパーレスでの送受信が可能となっております。
そうした紙を出さずにFAXを行う方法について、幾つかの情報をお届けします。

2. ペーパーレスFAXの受信方法について

コピー機を用いてのペーパーレスFAXの受信方法には三つのやり方があります。
その中で一般的とされているのが、「共有フォルダを作る」「アドレス転送をする」の二つです。
前者の方法では、受信したFAXがパソコン内のフォルダに自動的に入っていきます。ただこのやり方では気を付けるべき点があり、パソコンの電源が落ちていると、相手がFAXを送ってきたとしても、そのデータが共有フォルダに入っていかないことには注意です。

後者の方法は、コピー機に登録してあるアドレス先にPDFやJPEGといった形式の添付データとして受信したFAXデータを転送できるものです。
これは受信する人(また端末)が社内にいる・いないに関係なく転送できますから、特に外に出る機会の多い営業職などといった職種や業種の方に向いた方法です。

受信方法としてもう一つ、「パソコンから複合機のデータを見る」というものもあり、これはウェブを介してコピー機内のハードディスクを見に行く、といった考え方です。
このやり方を利用するメリットが、印刷はもちろんのことながら、コピー機内のFAXデータを削除できるという点です。
というのも、一つ目に紹介したパソコンの共有フォルダに入るやり方では、印刷することは可能なのですが、コピー機に溜まったデータの削除ができないので、その点をクリアできる方法としても意味があるわけです。

3. ペーパーレスFAXの送信方法について

ペーパーレスFAXを利用しての送信は、現在のコピー機であればほぼすべての機種に標準機能として搭載されているものです。
その手順も実にシンプルで、パソコン上でプリントする時と同様のやり方で、「プロパティ」内の「ダイレクトFAX」などといったメニューを選び、宛先を入力して「印刷」を選択すればそれだけで送信ができてしまうのです。
印刷における基本的な操作方法や考え方を持っている方なら、少し応用するだけですのでやり方は理解できるはずですし、そういう方でなくとも手順内容は少ないためすぐに覚えられるかと思います。

こうしたペーパーレスでのFAXを利用・活用することは、今後のビジネスにおいて必要不可欠なスキルであるはずですし、もう既にそうなっているところは多いのが現代です。
詳しい仕組みなどはともかく、こういった情報を参考にササッとやり方を学び、吸収してしまいましょう。

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