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請求書の印刷管理はDocuWorksを使って電子化管理 Docuworksについて

1. ドキュメントの管理ならDocuWorks

DocuWorksは様々な電子文書を管理するアプリケーションソフトウェアです。

社内で作成した電子文書はもちろんのこと、印刷物であってもスキャンして電子データ化すれば管理が可能となります。ですから、電子データであろうと、印刷物であろうと、すべてを一括して管理できるという特徴があります。

また、FAXで届いた文書であっても、DocuWorksに自動で転送することができるので、これらも一括で管理できるのです。扱うことのできる様式もかなり幅がひろく、マイクロソフト社のワードやエクセル、パワーポイントといった文書も一括で管理できるのです。しかも、わざわざそれらのアプリケーションを立ち上げなくても、プレビューができるのです。

2. バインダー機能で文書をまとめて管理

DocuWorksを使用すれば、登録した文書のすべてをバインダーという機能を利用して取引先ごとにまとめることも簡単です。

請求書だけをまとめて、複数の請求書の中から今回請求する分だけをまとめて印刷したりといったことも可能です。過去の請求書の情報もすべて管理できているので、過去にどのていど値引きをしたかといった情報も簡単に閲覧可能です。実際に請求書を印刷するときにも必要な添付書類をまとめて印刷といったことも可能になります。

請求書以外にもこういった管理をすることで印刷業務はかなり効率化するのではないでしょうか。また、文書に付箋をつけることもできますし、その付箋を使用してメモ書きやページ送りもできるのです。もちろん、文書にはセキュリティーをかけることもできるので、権限によって閲覧可能かどうかの指定も簡単にできます。文書の管理に特化しているソフトウェアですから、ここでは説明しきれないほど、文書管理の機能が豊富です。

3. DocuWorksを入手するには

DocuWorksは店頭でパッケージを購入することもできますし、ダウンロードしてライセンスを購入するといった方法もありますから、どこからでも入手することは可能です。現時点ではDocuWorks8とDocuWorks9が販売されています。

また、閲覧用のアプリケーションであれば、無料で使用可能となっています。iPhoneやiPad、またアンドロイド端末でも操作可能なソフトウェアも用意されているので、モバイル端末でも利用することができるのです。

60日間試用可能な体験版も用意されているので、導入前にいろいろと評価してみることも可能です。文書管理でお困りであれば、一度検討してみてはいかがでしょうか。

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