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伝票の印刷はDocuWorksを使って電子化管理で効率化 Docuworksについて

1. DocuWorksで伝票を管理する

富士ゼロックスの販売するDocuWorksは様々な印刷物を管理するドキュメント管理ソフトです。

もちろん、DocuWorksはソフトウェアですから、管理するには印刷物が電子データである必要があります。ですから、パソコンや社内のシステムで作成した電子データの状態であれば管理できるのですが、印刷した紙物はそのままでは管理することができません。一度スキャナー等で読み込んで電子データにする作業は必要となります。

もちろん、複合機等のスキャナーで読み込めるサイズであればどんなサイズの印刷物でも構いません。例えば、社内の業務で使用する様々な伝票もスキャンして読み込むことで一括で管理することができるようになります。

また、管理ができるのは印刷物だけではありません。DocuWorksで管理できるファイルはエクセルやワードといったオフィスで使用される代表的なフォーマートには対応しているのです。ですから、これらのファイルも印刷物と同様に管理できますし、プレビューを利用して内容の確認をすることもできるのです。ただし、編集はできないので、エクセルやワードのアプリケーションで開く必要はあります。

そのほかの印刷物としては代表的なものとしてFAXがあります。このFAXの情報も設定をしておけば、複合機に送られてきたときに電子データとして自動で管理することもできるのです。

2. 伝票をスキャンして管理する

印刷後の伝票をDocuWorksで管理するにはスキャンする必要があるというのは前述しましたが、A4などの用紙とは異なり、伝票ごとに様式が異なっていたり、サイズが小さめということがあるので、スキャンの作業も大変になりますよね。

そういった場合は、DocuWorksのプラグインソフトを使用することも考えてみましょう。富士ゼロックスの作ったプラグインではなく、下田OAシステムの作ったDocuWorks用のプラグインソフトで「E-cut 2」というソフトがあります。これを使用すれば、複数の伝票を一度にスキャンし、1枚ずつの電子データとして取り込むことが可能になります。

伝票は1枚が小さいですし、それを1枚ずつ手作業でスキャンするというのは大変な作業になります。ですが、こうしたプラグインがあることで、スキャン作業も効率化ができるのです。

3. 富士ゼロックスのプラグイン

富士ゼロックスにもいくつかDocuWorks用のプラグインがあります。

代表的なものとしては名刺管理用のプラグインです。このプラグインを入れることで、「E-cut 2」が伝票をまとめてスキャンできるように、名刺をまとめてスキャンすることができるようになるのです。印刷とは直接関係はないですが、こうしたソフトをうまく利用することで業務の効率化を図っていきたいですね。

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