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ペーパーレス機能で、お得×便利×働き方改革

1. 働き方改革ってどんなもの?

日本の労働環境を改善するため、2017年3月に働き方改革実行計画が実施されました。一億総活躍社会を実現するため、これまでの働き方を改革していく取り組みです。

少子化と高齢化が進む中、生産年齢人口が年々減少し続けており、このままいけば2013年には8000万人いた生産年齢人口が、2060年にはおよそ4400万人になる見込みです。

労働人口が減少すると、国の生産力や国力が低下することは目に見えているため、政府は働き方改革に本気で取り組み始めたようです。

働き方改革は労働人口を増やすため、高齢者や女性が積極的に労働市場に参入できやすいようにし、女性が出産しても働きやすい社会を作り出生率をあげる、労働生産性をあげるなどの対策になります。

働き改革を実行するには、大きな課題をクリアしなくてはなりません。サービス残業などの長時間労働と、正社員と非正規社員の格差、高齢者の就労促進の3つが重要な課題となります。

2. 視覚化することでムダが見えてくる

企業に求められる働き方改革では業務を視覚化し、人件費や経費などの問題点を明確にすることです。たとえば会議を行う上で必要となってくる費用は、会議に出席する人の人件費×会議時間ですが、実際にはそれ以外にも必要経費がかかっています。

会議室を借りた場合なら会議室費、資料を複合機などで作成している場合は紙代と複合機代、電気代、プロジェクター代や光熱費、設備費など必要になる経費は視覚化すると高額なことが分かります。

また、営業所など拠点がいくつもある場合は、会議に出席するための交通費と、出席者の移動時間の人件費も必要になります。

3. まずはペーパーレスから働き方改革を始めよう

こうしたさまざまな問題点を解消していくには、まず無駄を省くことで社員の長時間労働を少しでも減少できるのではないでしょうか。

たとえば、会議に必要な資料を作成するための用紙代や人件費もバカになりません。紙媒体をペーパーレス化することで、資料作成のための無駄な時間を削減することができ、働き方改革につながっていきます。

文書の電子化は進んでいますが、いまだに紙ベースでファイルを保管したり、社内だけでなく取引先とも紙媒体でやりとりしている企業も少なくありません。

ペーパーレス化することによって、膨大な用紙代も必要なくなり人件費を無駄に使うこともなくなりますので、長時間労働の解消だけでなく企業のコスト削減にもつながります。

最近のプリンターや複合機ならコピーやスキャン後にプリントアウトするのでなく、データ化することも簡単にできますので、ぜひとも利用してみてください。

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