スキャンしたデータをそのままメールで送る方法 | 複合機お役立ちガイド | 富士ゼロックス複合機本舗

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複合機 お役立ちガイド

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スキャンしたデータをそのままメールで送る方法

1. 仕事を効率化するには

仕事上で必要な書類をコピーやスキャンし、そのデータをメールで添付して送らなければならないことも多いですよね。会社だと複合機やプリンターを利用して、データを取り込んでいる人も多いのではないでしょうか。

スキャンしたデータはいったんパソコンに取り込んで、それから相手にメールで送っている人も多いことでしょう。しかし取引先や上司ならともかく、同じ社内の相手にデータを送信するだけなら、スキャンするとともに、そのままデータを送ることができれば、仕事も効率良く進むものです。

スキャン後にパソコンにデータを取り込んで、メールソフトを立ち上げて、データを添付して…などしていると、とても時間がかかります。

2. 複合機からスキャンしてそのまま転送

最近の複合機には、いろいろな機能が備わっていますので、スキャンした後にそのままデータをメールに添付できる機能もあります。

操作パネル上にスキャナー後にメール送信できるアイコンが表示されていますので、それを選択し、宛先を選びます。その後、件名や本文を入力し、スキャンするデータをどのような画質や形式で送るのか選択すると、スキャン後に自動的にメールが転送されます。

複合機から送信するのではなく、自分のパソコンで送信したいと思う場合、操作パネルのスキャナーPC保存を選択すると、PC保存先さえ設定しておけば自分のパソコンにデータを転送することができます。また、複合機のドキュメントボックスなどに保存しておいて、自分のパソコンからデータを取り出すことも可能です。

複合機の種類によってはメール送信機能やパソコン保存などがついていないこともありますので、確認してから利用するようにしましょう。

3. 複合機を共有して使っているなら

複合機メーカーによっては、自分のパソコンにソフトをインストールして、そこからスキャンデータを添付できるような操作ができるものもあります。

しかし、わざわざソフトをインストールするのが面倒だったり、自分のパソコンのパフォーマンスが低下するのがイヤだという場合は、ドキュメントボックスからスキャンデータを転送したり、自分のパソコンにデータを転送したほうが良いでしょう。

また、社内で複合機を利用している場合、多くの人で共有して利用していることが多いので、複合機からメール送信設定をしていると、他の人に迷惑をかけてしまうことも考えられます。メール文章を打ち込むのは、意外に時間がかかってしまうこともあります。

コピーやスキャンすることが多い会社の場合は、いったん自分のパソコンにデータを取り込んでからメールを送ったほうが、仕事もスムーズに進むのではないでしょうか。

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