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複合機 お役立ちガイド

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複合機でFAXをペーパーレス

1. 進化し続けるFAXと、それを含む複合機

以前のFAXといえば、書類などの送信したい紙をFAX機に取り込み、そこから送信をしていました。受信の面においても、受信をすると自動的に印刷をするものや、自動印刷はされないもののFAX機の画面でしか受信内容を確認できないものなどがありました。

そうした面倒な操作性であったり、送受信両方で紙の印刷をする必要があるなどの問題がどうしてもあったのですが、現代の複合機を使うことでそれらを改善、あるいは解消することができるのです。

その現代のペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機の情報をまとめてみました。

2. ペーパーレスFAXのメリットやデメリット

今までとは違いFAXの送受信に紙が不要となるメリットは、言うまでもなく紙という資源を大きく節約できることです。

また、インク代や紙代といった費用の削減・節約も、同じ理由からメリットの一つに数えられます。そしてパソコンで作った資料や書類などをFAX送信する時は、普通に印刷するのと同じようにパソコン上で送信することができますので、時間もかかりませんし、とても効率がよくなります。

さらに言えば、複合機にアドレス登録がなされていれば、送信先をそのまま指定することができる点も便利な利点です。

電子的な画面で送受信をしたり確認をするよりも、紙媒体でそれらを行う方がわかりやすく見やすい、という場合はまた違いますが、複合機でペーパーレスFAXをするのは、これらのようなメリットがあるのに対して、そこまでデメリットというものがありません。

ただ、ペーパーレスFAXの受信の方法については、いくばくかのデメリットがあるかもしれませんので、以下にその受信方法の情報を記したいと思います。

3. 受信方法から言えるデメリット

受信方法の一つに「共有フォルダを作る」というものがあり、一般的なペーパーレスFAXと呼ばれるのはこのやり方です。

これは、FAXが届いたらパソコン上のフォルダに溜まっていく、という考え方のものです。この方法の注意点がデメリットの一つでして、どういうことかと言うと、パソコンの電源が点いていないと届いたFAXが共有フォルダに溜まらないのです。

そうした仕組みのため、重要なFAXを見逃してしまう可能性が出てしまうわけです。というものの、もちろんパソコンの電源を24時間点け続ける、というもの以外にこのデメリットを回避する方法というものがあります。

パソコンの周辺機器の中に「ファイルサーバー」や「NAS(ナス)」というものがあるのですが、そうしたデータを貯めることに特化したものを設置し、環境を構築すればこの問題点の回避は可能です。

ただ行う方によっては、パソコン関連の知識やスキルが少し必要となる、という新たなデメリットが生まれることにはなるかもしれません。お伝えできたのはほんの少しの情報ですが、複合機を使ったペーパーレスFAXのメリットに対して魅力を感じましたでしょうか?

もし魅力的に思えたのなら、前向きな検討に値するとても便利でオススメなものですよ。

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