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印刷コストを削減する3つのポイント

1. 削減のポイントはいくつもある

日常業務では欠かせなくなっている印刷やコピー。どうしてもコストがかかってしまいます。必要なものだからコストがかかるのは仕方がないと考えていませんか。この印刷やコピーに関してはコスト削減する方法はいくつかあるのです。日々使用するものですから、ちょっとした日々のコストダウンでも、月間になるとかなりコスト削減につながります。

まずは、コピー機やプリンタの台数です。必要以上にあるのであれば、それはもう経費の無駄以外の何物でもありません。また、不要な印刷や無駄な印刷をなくすことができれば、印刷枚数も減りますからコスト削減につながります。また、処理を複合機に集約することで管理する台数を減らすこともできます。

このように印刷に関するコスト削減には様々なポイントがありますから、それらをひとつひとつ見直すことでコスト削減が可能になるのです。

2. 代表的なコスト削減の例

まずはFAXです。通常は送られてきたFAXは印刷されますが、最近の機種ではメモリー上にストックされ確認することができます。ですから、まず内容を確認して必要なもののみ印刷するようにすれば、印刷枚数も減らすことができます。

印刷にはインクやトナーといった消耗品が必須になります。この消耗品の購入金額を下げることもコスト削減になります。メーカーの純正品でなく、互換品を使うことも可能ですし、リサイクル品を使うことも可能です。また、まとめ買いをすることで、単価を下げることもできるのではないでしょうか。

印刷に関しては、カラーとモノクロがあります。これをうまく使い分けることでコストを削減することも可能です。取引先に持ち出す資料はカラーが必要ですが、社内資料などはモノクロでもよいのではないでしょうか。また、社内分については、印刷をせずにデジタルデータとするのも良さそうです。これは印刷コストの削減ということだけでなく、資源の節約や保管に関する問題も解決できます。今までは段ボール箱数箱に入れて保管していた情報が、DVDなどの記録媒体1枚に保管できたりもします。

3. 業務への影響も考慮してコスト削減を図る

いくらコスト削減につながるといっても、業務に影響がでてしまうのは、あまりよいとは言えません。ある方法で印刷に関するコスト削減ができたとしても、業務に支障が出てしまっては、せっかくのコスト削減が逆効果になってしまうこともあるのではないでしょうか。単純に数字だけでコスト削減を考えるのではなく、業務の流れを考えたうえで、無駄なものを省くというようにしなければ、意味のあるコスト削減にはならないのです。

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