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封筒を自社印刷するときの3つのポイント

1. 封筒は企業の顔

封筒を外部に発注するのと自社印刷では、自社印刷のほうがメリットが大きいのですが、自社印刷をする場合、いくつかのポイントがあります。

まずは、どんなデザインにするかということです。外部に発注する場合、いろいろな提案をしてくれるのですが、自社でとなると自分たちでデザインをきめなければなりません。特に重要な書類を取引先や顧客に送る封筒は企業の顔とも言える存在です。しっかりとしたデザインにしなければなりません。
サイズも含め、どんなデザインにするかは自分たち次第です。中に入れる書類を考えると、いくつかの種類を準備しておいたほうがよいでしょう。基本となるの長形3号と、A4紙を折らずに入れることのできる角形2号は用意したほうがよいでしょう。

2. 印刷機を設定する

デザインが出来上がったらいよいよ封筒の印刷です。ここでポイントとなるのが手差しトレイを使用するということです。他にも細かな設定が必要になります。機種によっても違いがあるのですが、一般的には長形3号は封筒の印刷ができる機種であれば、用紙サイズとしてデフォルトで用意されているのでそれを選択するだけとなります。

角形2号が用紙サイズとして準備されていない場合は、ユーザー定義用紙を使用することになり、事前に用紙サイズを登録しておく必要があります。また、封筒の閉じる位置がどこにあるかというのも重要です。それによって用紙のサイズが変わってきます。長形3号であっても、ふたが横の場合は、一般手的な長形3号とはサイズが異なるので、ユーザー定義用紙を作成することになります。

これに加えて用紙の厚みの設定も必要です。封筒の印刷ができる機種であれば、選択肢が用意されているのでそれを選べば大丈夫です。

3. 実際の印刷にあたって

印刷の設定が終わったら、実際に印刷することになります。
ここで用紙をセットし印刷を行うのですが、用紙のセットの仕方にもポイントがあります。封筒のふたになる部分は必ず開いた状態でセットするという点です。これを閉じた状態で印刷してしまうと、印刷中に紙詰まりを起こしてしまう原因になります。

完全に糊付けして閉じた状態であればよいかもしれませんが、その状態になっているということは、すでに書類が中に入れられており、紙厚も当初の予定とは異なっているということになります。また、用紙の入っている状態では場所によって紙厚も異なってきますから、正常な印刷ができません。

ですから、封筒に関しては、未使用の状態でふたが開いているものを使用するというのが前提ということになります。

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