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複合機 お役立ちガイド

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「スキャン機能」フル活用!カラーコピーの印刷を削減するコツ

1. 複合機のカラー印刷コストを少しでも削減するには

プリンターを使用する場合、一番コストがかかってしまうのがカラー印刷です。複合機やプリンターにはさまざまな機能がありますので、こうした機能をフル活用することで、コストを削減することが可能になります。

特に複合機は、カラー印刷の単価がモノクロ印刷に比べるとかなり割高になるので、普段から利用している人が意識を高く持つことが必要です。

複合機で保守契約をしている場合、カウンター料金が発生しますので、利用した分だけ費用が必要です。カラー印刷はモノクロ印刷より5倍以上高くなりますので、社内資料などはモノクロ印刷するように心がけたいですね。

モノクロ用とカラー用に分けて専用の複合機を導入すると、カウンター料金がグッと下がることもあります。メーカーの保守内容によって単価は異なりますが、コスト削減に大きく役立つでしょう。

2. スキャナーでカラー印刷コストを削減

最近のプリンターにはスキャナー機能が搭載されているものが多いので、カラーコピーをする場合、可能な限りスキャナーで読み取り電子化して保存すると、経費削減になります。

近年ではどの企業でもペーパーレス化が進んでいるので、文書や資料をデータ化することに異論を唱える企業は少ないことでしょう。

取引先などに渡す資料でも相手が紙の資料を求めないのなら、電子化したデータを渡したほうがスムーズにやりとりできるので、好感をもたれることも多いようです。

ペーパーレス化することでCO2の削減につながるので、企業イメージをあげることもできるのではないでしょうか。電子化した文書だと保管場所を必要としないので、社内スペースを有効活用することもできます。

3. カラー印刷の利用制限をする

社内で利用する書類ならモノクロ印刷を徹底したいものですが、完全にルールを守れるようになるまで、かなりの時間を費やします。社内で義務化したとしても、印刷ミスやうっかりしてカラー印刷してしまうなど、ちょっとしたミスが積み重なることでしょう。

こうしたミスをなくすために、利用者のカラーコピー制限をかけることができます。富士ゼロックスの複合機にはユーザー別、グループ別でコピーやプリントなどを制限できるものがあります。カラーコピー制限はもちろん、出力枚数まで制限できますので、ルールが徹底しないときに活用できます。

複合機やプリンターは管理が難しいように思えるため、つい無法地帯になってしまうことがあります。しかし管理をせずそのまま放置しておくと、経費はかさむ一方になります。複合機のマネジメント機能を利用して、コスト管理に役立ててみてはいかがでしょうか。

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