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複合機 お役立ちガイド

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複合機に届く迷惑FAXを防ぐ方法

1. 業務に欠かせないFAX

オフィスでの文書のやりとりはメールが主流になっていますが、依然としてFAXを利用している企業も少なくありません。このため、通信手段の一つとしてFAXを利用している企業も多いようです。

昔は電話とFAXを別々に設置している企業も多かったですが、現代では複合機の機能の一つにFAXが組み込まれているため、わざわざFAXを購入する必要もなくなりました。

重要な役割を担うFAXですが、FAXを設置していることで逆に悩まされてしまうこともあります。その原因は迷惑FAXです。迷惑FAXは場合によっては日に何度も送信されてくることもあり、業務に支障をきたすことも考えられます。

こうした複合機の迷惑FAXをどうにか防ぐ方法はないか、いろいろ頭を悩まされている企業も多いことでしょう。

2. 迷惑FAXが企業にもたらす負担

FAXを設置していない場合、迷惑FAXがどのようなものか理解できません。迷惑FAXとは、企業の運営と全く無関係のFAXを送ってくることを意味します。FAXのダイレクトメールや商品宣伝のFAXなど、その内容はさまざまです。

もしも企業がその商品を希望している場合なら宣伝効果も期待できますが、ほとんどの場合、無関係な商品やDMを送ってくるので、企業にとっては迷惑極まりない行為です。

また、FAXを受信するときはインクと紙を消費するので、受信側が負担することになります。1日に10枚受信してしまうと、年間で3650枚もの紙とインクを無駄に消費してしまいます。1日だけの受信量ならそれほど負担が大きくなくとも、年間を通すとかなりの負担額になります。

複合機での迷惑FAX受信ならまだ良いですが、電話とFAXの一体型などを使用していたり、電話とFAXを同じ回線で利用している場合、企業の負担はさらに大きくなります。迷惑FAXを受信する間は電話を利用できないため、取引先からの電話を受けられなかったり、こちらから急ぎの電話をかけることもできなくなります。ちょっとしたことかもしれませんが、こうしたことでビジネスチャンスを失ってしまうこともあります。

3. 迷惑FAXを防ぐには

複合機でFAXを受信している場合、迷惑FAXを防ぐことが可能です。FAXの回線が電話回線の場合、電話拒否サービスを提供していますので、迷惑FAXの送信先を着信拒否することができます。
機種によっては着信拒否の機能がない場合もありますので、まずは確認してみてください。

また、FAXを送受信する相手が決まっている場合は短縮宛先に相手先を登録しておき、短縮登録された相手のみ受信するよう設定することができます。

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