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複合機 お役立ちガイド

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複合機のクラウド対応で便利になる3つのポイント

1. クラウド対応化が進んでいる複合機

ビジネスシーンで欠かすことができないのが複合機ではないでしょうか。コピーやプリンター、スキャナーやFAX機能が備えられており、仕事をする上で必要な機能がほとんど揃っています。

もちろん複合機のスペックによって利用できる機能は異なりますが、最近ではさまざまな機能を兼ね備えている複合機が多いようです。また、クラウド対応している複合機も多く、ますます便利な機能が増えています。

複合機の便利な機能といえばコピーした情報をデータ変換し、そのままパソコンやクラウドに保存することができたり、FAXを受信した際にわざわざ紙に印刷しなくてもデータ変換し、保存することも可能です。

2. クラウド対応することのメリット

複合機がクラウド対応することによって、どんなメリットがあるのでしょうか。クラウド対応する以前の複合機であれば、社内のローカルエリアネットワークで複合機に接続し、印刷したものを自分のパソコンに保存した上で、再度クラウドに保存しなければならないなど、手間が多いものでした。

しかしクラウド対応が可能になった複合機であれば、コピーして電子化した書類などをそのままクラウド上に保存できるようになりました。また、コピーやスキャンしたファイル名を変更するのも、保存データを一旦パソコンに送り、名前の変更をしなくてはなりませんでした。しかしクラウド対応している複合機であれば、わざわざパソコンに送らなくても操作パネルを使ってその場で変更することが可能になっています。

他にもクラウド上で保存しているデータを複合機から呼び出して、そのまま印刷することもできます。パソコンから印刷設定をしなくても良いので、とても効率が良くなりました。

3. 複合機がクラウド対応することでオフィスワークがますます快適に

複合機はコピーやスキャンだけでなくFAXなどのさまざまな機能が備わっていますので、クラウド対応することで、パソコンだけでなくスマホやタブレットなど、いろいろな端末での操作も可能になりました。

外出している際に急なFAXが届いた場合でも、わざわざメールで内容を送ってもらわなくても、クラウドに保管されているデータを見ると、内容を確認することができます。

また、最近のクラウド対応している複合機はさまざまなクラウドサービスと連携しているものも多いため、スキャンしたデータ内容によって、使い分けして保存することもできます。

社外機密にあたるデータであれば、有料のクラウドサービスに保存したり、それほど重要性の高いものでなければフリーのクラウドストレージサービスを利用するなど使い分けすると良いでしょう。

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